Отчет организатора выставок о пройденном мероприятии

Отчет организатора выставок о пройденном мероприятии
Создан: 25.12.2018

Для опытных специалистов не составит труда подготовить отчетность по прошедшему событию, указать сильные и слабые стороны проекта, а также рекомендации от участников, что именно следует изменить. В каждом отчете присутствуют важные показатели выставочного пазла, из которого складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, которое пригодится при последующих проектах.


В поствыставочный анализ должны быть включены исследования по каждому элементу мероприятия. При этом учитывается всё: степень выполнения ключевых задач, реализация ожиданий, неудачи, наличие жалоб со стороны участников и посетителей по организационному процессу, ошибки, которые обязательно необходимо устранить к следующему выпуску. 


Проведя предварительную оценку проекта, необходимо получить обратную связь от всей команды, участвующей в организации выставки. Оценить качество мероприятия для каждого подразделения, выяснить ожидания и планы на будущее, а также рекомендации по трансформации. Как правило, очень помогает, заранее составленный, официальный опрос среди сотрудников. 


Собранная и проанализированная информация и будет составлять итоговый отчет по прошедшему мероприятию. В документе обязательно наличие 9 ключевых пунктов:

1. Вводная часть отчета - реализация целей и задач.
Именно в этом разделе оценивается качество и степень исполнения задач, поставленных руководством. Эти данные будут полезны при организации следующих проектов. Они помогут грамотно выбрать инструменты, необходимые для реализации задач.
2. Анализ аудитории.
В данном разделе должно быть все: систематизация, полученных, контактов, опрос стендистов, отзывов посетителей, количество продаж, произведенных на стенде и т.д.
Контактные данные необходимо проанализировать по следующим показателям: статус и должность в компании, степень влияния на выбор поставщика и решения о проведении закупок, уровень интереса к вашему продукту, ориентировочный бюджет, дальнейшие перспективы, и конечно наличие обратной связи. 
Вы можете создать рейтинговую шкалу и предоставить отделу продаж готовый реестр потенциальных клиентов и их перспектив.
Определите финансовую выгоду от участия в выставке. Формула проста: прямые затраты от участия в выставке делятся на число потенциальных клиентов.
3. Описание и оценка.
В этом пункте оценивается: интеграция выставки с другими маркетинговыми процессами, удачно ли был расположен стенд, повлияло ли оформление на поток клиентов и их решения, презентация продукта и работа стендистов. Был ли резонанс от оформления стенда и неудобства от выставочного оформления.
Важно учесть не только преимущества и выгоды, но и недостатки. В том числе износ оборудования и материалов после выставки. Ответьте на вопрос в каком состоянии оказался стенд и элементы конструкции после завершения выставки.
4. Маркетинговая и рекламная поддержка.
Эффективны ли были мероприятия, предпринятые для продвижения мероприятия? Эффективно ли было участие в медиасобытиях, спонсорских проектах? Сколько человек было приглашено и посетило стенд по факту?
5. Работа персонала на выставке.
Исходя из названия важно оценить работоспособность каждого участника и его вклад в успешную работу всей компании. В том числе лекторов, экспертов и спикеров.
6. Продукт.
Оцените презентацию продукта: ее длительность, эффективность и привлекательность. Важно учесть каждую, проведенную, презентацию. 
7. Оцените работу конкурентов.
Сравните действия конкурентов с работой своей компании, выделите их сильные и слабые стороны. Оцените качество их презентации, работу персонала. Сравните количество посетителей. Сделайте выводы, какие меры были более успешны и можете ли вы внедрить их в свою работу.
8. Бюджет.
Проанализируйте фактическую и запланированную стоимость участия в выставке. Почему вышли за рамки бюджета? За счет чего сэкономили? Как можно в будущем снизить затрать?


Это все пункты, которые должны быть указаны в отчете. Насколько длинным и подробным он получится, зависит от степени осведомленность ответственного сотрудника и качества его работы.

Помните, что важно донести итоги мероприятия до каждого сотрудника, задействованного в организации и проведении выставки. В какой форме это будет сделано, решать вам.

Публикации по теме: Экспонентам. Подготовка к выставке

Expert OnExpo.OnLine

Экспонентам. Подготовка к выставке

Создан: 25.12.2018
Отчет организатора выставок о пройденном мероприятии

Традиционно, декабрь – месяц подведения итогов. Маркетологи, менеджеры составляют отчетность, анализируют удачно пройденные мероприятия, их результативность, число новых клиентов и многое другое

Expert OnExpo.OnLine

Экспонентам. Подготовка к выставке

Создан: 26.11.2018 Изменён: 26.11.2018
10 нестандартных шагов по привлечению аудитории на стенд

Заявив свою компанию к участию на выставке, и выбрав удачное место, вы достигли только половины успеха. Как выделить компанию среди всех участников и привлечь максимальное количество посетителей?

Новиков Виталий

Экспонентам. Подготовка к выставке

Создан: 19.11.2018 Изменён: 26.11.2018
Что такое «высокий класс» в подготовке и работе на выставке?

Нужно ли собственнику бизнеса присутствовать на площадке? Заполняете «паспорт инвестиционной сделки»? Не знаете, что это? Смотрите вебинар от эксперта по продажам Виталия Новикова

Все блоги